Van aanvraag tot factuur, zonder overtypen
Offertes, orders, inkoop, voorraad en facturatie in één keten, met de printprijzen van deze branche erin: technieken, staffels en instelkosten. Sales zit hierin.
Bouw zelf een demo, in twee minuten
U hoeft niet te wachten op een afspraak. Vul uw gegevens in en u hebt meteen uw eigen demo-omgeving: de volledige catalogus, offertes met bedrukking en de Magic Agent. Alles wat u daarin doet staat los van andere demo's.
- Uw gegevensBedrijfsnaam, uw naam en uw e-mailadres. Meer is niet nodig.
- De voorwaardenU leest de gebruiksvoorwaarden en geeft akkoord.
- Meteen inloggenU krijgt een code per e-mail. Geen wachtwoord om te onthouden.
Vrijblijvend en zonder kosten. Wij bellen u niet ongevraagd na.
Waar dit over gaat
De ERP-module is de keten achter de verkoop: offerte, order, inkooporder, voorraad, factuur en creditnota, in één stroom en op dezelfde gegevens als de catalogus. Wat deze module anders maakt dan een algemeen boekhoudpakket, is dat de printprijzen erin zitten. Zeefdruk, tampondruk, gravure, borduren en digitaal staan als echte regels in het systeem, met hun staffel, hun instelkosten en hun maximum. Kiest iemand een techniek, dan volgt de prijs.
Daarmee is een offerte geen document dat iemand narekent, maar de uitkomst van regels die u zelf beheert. Sales — offertes, orders en verkoopkansen — valt hieronder en is dus geen apart pakket ernaast. Het ERP bestaat in twee versies, Orbit en Satellite; op de prijzenpagina staan ze allebei, met een regel per bedrijf en een regel per gebruiker. Wat het verschil tussen die twee versies precies is, staat hieronder als openstaand punt en niet als belofte.
ERP is waar je voorraad en facturatie afhandelt. Alle printprijzen worden geladen - zeefdruk, borduren, graveren, digitaal - alles voor de promotionele industrie. Sterke integratie met AI voor slimme suggesties, automatische prijsberekeningen en proactieve alerts.
ERP is specifiek gebouwd voor de promotionele industrie. Printprijzen, setup kosten, volume staffels - alles is ingebouwd en gekoppeld.
Voor wie wij dit gebouwd hebben
Bedrijven waar de offerte de spil is: distributeurs, groothandels en producenten die per aanvraag een rekensom maken over een product én een bedrukking. En voor de administratie die nu wacht tot de verkoop klaar is met overtypen voordat er gefactureerd kan worden. Herkent u dat een order drie keer wordt ingevoerd — in de verkoopomgeving, in het offertesysteem en in de boekhouding — dan is dat precies de keten die hier in één stroom zit.
Wat u hiermee in huis heeft:
Wat er in de praktijk gebeurt
De offerte is in deze branche zelden een prijs per stuk. Er zit een artikel in, een variant, een aantal, een techniek, een aantal kleuren, instelkosten en een marge, en die zeven bepalen samen het bedrag. Omdat ze hier uit dezelfde bron komen als de catalogus, is de rekensom een uitkomst en geen naslagwerk.
Offertes en orders die zichzelf uitrekenen
Artikel, variant, aantal, techniek, aantal kleuren, instelkosten, marge en btw staan in één scherm. U kunt meerdere aantallen naast elkaar zetten en een offerte per regel laten goedkeuren, zodat een klant uit twee varianten kiest zonder dat de hele offerte opnieuw moet. Staat het akkoord er, dan wordt de offerte een order en hangen de inkooporders eraan vast. De proefdruk in 2D en 3D met het logo van de klant gaat als PDF mee in de mail.
Klanten en relaties op één kaart
Bedrijven, contactpersonen en adressen bij elkaar, waarbij het land en het btw-nummer bepalen welke btw er op de offerte komt. Betaaltermijn, verkoper en prijsafspraken liggen per klant vast, en de historie van offertes, orders en facturen staat op dezelfde kaart. Een nieuwe klant kunt u aan Magic Agent overlaten: hij vraagt wat er ontbreekt en legt pas iets vast als u bevestigt.
Producten en de printprijsdatabase
De catalogus van uw leveranciers staat er al in: artikelen met varianten, kleuren, foto's, staffelprijzen en voorraad, en daarbij de druktechnieken, drukposities en instelkosten per artikel. Uw eigen artikelen en uw eigen prijzen staan daarnaast, niet eronder, en u zoekt op nummer, woord, kleur, leverancier of voorraad. Alle technieken staan als echte regels in het systeem, met hun staffel, hun instelkosten en hun maximum. Nieuwe technieken worden er gewoon bij gezet: Hydroglaze is op 15 september 2026 toegevoegd.
Inkoop bij uw leveranciers
Bij het goedkeuren van de offerteregels ontstaat er per leverancier één inkooporder, met de keuze of er bij u wordt geleverd of rechtstreeks op het adres van uw klant. Inkoopprijs, verkoopprijs en marge staan per regel in beeld, dus u ziet wat een order oplevert voordat hij de deur uit gaat. Versturen en de status volgen doet u vanuit diezelfde order; niemand typt een regel over.
Voorraad met reserveringen en signalen
Voorraadstanden per locatie, wat er is gereserveerd voor lopende orders, en een melding zodra een artikel onder de grens zakt. Tellingen en mutaties horen bij het artikel zelf, en met barcodes is ontvangen en uitgeven in het magazijn een handeling in plaats van een lijst die iemand later bijwerkt.
Facturatie en betalingen
De factuur komt uit de order, met uw nummerreeks, uw btw-codes en uw betalingstermijn. Deelfacturen en creditnota's horen bij dezelfde keten en niet in een apart bestand. Betalingen registreert u erbij, zodat u ziet welke posten openstaan en hoe oud ze zijn. De btw volgt het land en het btw-nummer van de klant, de nummering loopt door per bedrijf, en over omzet en marge per periode staat er een rapportage klaar.
Kortingsgroepen en klantafspraken
Een klant met een eigen prijsafspraak houdt die afspraak, ook als de standaardprijs verandert. Kortingsgroepen werken over een hele artikelgroep tegelijk, zodat u een afspraak één keer vastlegt in plaats van bij elke offerte opnieuw.
De ontwerptool op de orderregel
Fast Editor opent met het juiste artikel en de drukposities van de leverancier, zodat uw klant zijn bedrukking zelf opmaakt. Het ontwerp komt terug op de orderregel, met voorbeeld, techniek, maten en PMS-kleuren. Zodra de order bevestigd is, levert Fast Editor het drukbestand en de proefdruk. Dat werkt met de catalogus van onder andere PF Concept en XD Connects.
Magic Agent in elk scherm
"Maak een offerte voor Bakkerij De Vries, 250 stuks 377-00.001 met tampondruk" is genoeg om een voorstel klaar te zetten. Zoeken gaat ook op criteria: een rode thermosfles op voorraad, honderd stuks, tampondruk in twee kleuren, leverancier PF. Mist de agent iets, dan vraagt hij het. In een open offerte voegt hij regels toe met één zin, hij meldt wat uit de toon valt — een marge die niet klopt, een prijs die afwijkt — en hij slaat niets op tot u bevestigt.
Helpdesk, rondleiding en handleiding
Bij de eerste keer inloggen loopt er een rondleiding door alle schermen, en die kunt u altijd opnieuw starten. De handleiding zit in het systeem zelf en beschrijft elke flow stap voor stap. Loopt u vast, dan meldt u het vanuit Magic Agent: het ticket gaat met het scherm, de log, de console en een schermafdruk naar ons supportteam, dus u hoeft niet uit te leggen waar u was.
Meerdere bedrijven, rollen en rechten
Elk bedrijf heeft zijn eigen klanten, nummering, journalen en instellingen, terwijl de catalogus en de btw-tarieven over alle bedrijven gedeeld zijn. Inloggen gaat zonder wachtwoord: u vraagt een code aan per e-mail. Rechten en rollen staan per gebruiker, per vestiging en per merk, dus de verkoop ziet niet wat de administratie ziet.
Waar het uit bestaat
Verkoop
Offertes en orders met staffels, bedrukking en marges, de offerte-agent die een offerte voorbereidt uit een mail of één zin, klanten en contactpersonen, en de keten van orderbevestiging tot betaling.
Inkoop en voorraad
Inkooporders naar uw leveranciers, gekoppeld aan de verkooporder. Voorraad per locatie met tellingen en mutaties, artikelbeheer gekoppeld aan de PIM, en barcodes voor magazijn en ontvangst.
Financieel
Facturen, creditnota's en betalingen, boekhouding met een koppeling naar acht pakketten — onder meer Exact Online, AFAS, Teamleader, DATEV en KSeF — en rapportage over omzet, marge en openstaande posten.
Productie en service
Productieorders en werkopdrachten, onderhoud en service, en projecten met urenregistratie.
Mensen
Medewerkers, verlof en uren, en werving waar dat nodig is.
Platform
Rechten en rollen per gebruiker, per vestiging en per merk. Eigen velden en eigen tabelweergaven zonder maatwerk, interne communicatie bij elk document, agenda en planning, en per omgeving meertalig met een eigen handleiding en voorwaarden.
Agentic en koppelingen
Magic Agent in het ERP zelf, de MCP-koppeling waarmee agents bij de gegevens kunnen, integraties met verkoopomgevingen, leveranciers en boekhouding, en ERP Studio om schermen en processen aan te passen zonder programmeren.
Waar het ERP mee praat
Het ERP praat met de systemen die u al gebruikt, en dat begint bij uw leveranciers. Bij PF Concept en Mid Ocean gaat de inkooporder via hun eigen API de deur uit, met de orderbevestiging, de status en de verzending — inclusief tracking — terug in diezelfde order. Leveranciers zonder API krijgen de inkooporder per mail, met een PDF en een JSON-bestand, plus een portaal waarin zij bevestigen en de verzending melden. Zo staat de stand van zaken bij elke leverancier op dezelfde plek, of ze nu een koppeling hebben of niet.
Aan de verkoopkant komen bestellingen uit Shopify, WooCommerce en de eigen Medusa-omgeving binnen als offerte of als order, op dezelfde artikelen en dezelfde prijzen. Aan de administratiekant kiest u uit acht boekhoudpakketten: Exact Online, AFAS Profit, Teamleader Focus, Moneybird, e-Boekhouden.nl, Lexoffice, een DATEV-export en KSeF voor Polen. U bepaalt zelf wat daarheen gaat — facturen, creditnota's of alleen de ordertotalen — met de debiteur erbij.
Staat uw eigen systeem er niet bij, dan sluiten wij het aan: een bestaand ERP-, CRM- of boekhoudpakket koppelen wij via Magic Connect en de MCP-laag in Magic Orb, zodat niets dubbel ingevoerd wordt en uw gegevens blijven staan waar ze horen.
- PF Concept
- Mid Ocean
- XD Connects
- Toppoint
Shopify
WooCommerce
Medusa
- Exact Online
- AFAS Profit
- Teamleader Focus
- Moneybird
- e-Boekhouden.nl
- Lexoffice
- DATEV
- KSeF (PL)
- Fast Editor
- MCP
- PIM/DAM
Wat er verder meekomt
Een deel van wat u hierboven leest, is geen module maar een afspraak die in het hele systeem doorwerkt: waar de leveranciersdata vandaan komt, hoe iemand inlogt, en welk artikelnummer uw klant te zien krijgt.
Hoe het aansluit op de rest
De artikelen en de techniekprijzen komen uit de PIM, de aanvraag komt uit de E-commerce-module, uit de mail of van Magic Agent, en de bedrijfsgegevens op de PDF komen uit het CMS. U wijzigt uw IBAN dus in het CMS en niet in het ERP, want er is één plek per veld en één eigenaar per veld. De cijfers die eruit komen gaan naar Magic Orb, waar de omzet, de openstaande posten en de btw-totalen staan.
De hele keten is per document te volgen: van offerte naar order naar factuur naar creditnota naar betaling. Wilt u het ERP houden dat u vandaag draait, dan vervangen wij dat niet maar koppelen wij het, via Magic Connect en de MCP-servers in Magic Orb. Uw gegevens blijven dan staan waar ze horen en u gebruikt hiervan alleen wat u mist — in deze branche is dat meestal de offerte met bedrukking en de techniekprijzen eronder.
Wat het oplevert:
Laat ons drie van uw offertes namaken in het ERP
U kiest drie offertes die u recent zelf heeft gemaakt, met uw eigen technieken en uw eigen staffels. Wij maken ze na in het ERP, en u vergelijkt het bedrag, de opbouw en de tijd die het kostte. Dat is een eerlijker test dan een demo op ons eigen voorbeeldartikel.
Heeft u kortingsgroepen of klantafspraken die u nu met de hand toepast? Neem die mee. Juist daar zit het verschil tussen een prijs die klopt en een prijs die iemand achteraf moet herstellen.